キャッシュアウト予測と承認フローの関係〜現場で実際に起きた「ちょっとした混乱」から考える〜

はじめに

ちょっとDX事例からそれるけど、これはこれで現場の困った事例を挙げてみますね。

1. まず、現場で何が起きたのか

ある月末のこと。

経理「今月の支払、だいたいこのくらいです」

社長「“だいたい”じゃなくて、来月の資金繰りを見たいんだよ」

経理「承認はまだ途中なので、確定とは言えなくて……」

その横で、

営業「急ぎの支払いが一件増えました」

上司「それ、もう承認回ってる？」

営業「いえ、これからです」

全員、ちゃんと仕事をしている。
誰もサボっていない。

それなのに、

経営は不安になる
現場は説明に困る
IT部門は板挟みになる

という状態が起きていた。

2. 表面に見えていた問題

当時、表に出ていた困りごとはこんな感じだった。

キャッシュアウト予測が毎月ズレる
「承認済み」と言われても信用しきれない
月末になると確認作業が増える

どれもよくある話だと思う。

3. 少し掘ってみて分かったこと

IT部門として、
現場・経理・上司に順番に話を聞いてみた。

すると、
全員の言っていることは正しいのに、
前提が少しずつ違うことが見えてきた。

立場ごとの認識

経営：今後のお金の動きが知りたい
経理：確定していない数字は出したくない
営業：案件優先で柔軟に動きたい

問題は、

「この支払いは、もう決まったものなのか？」

という問いに、
共通の答えがなかったことだった。

4. 承認フローのどこがズレていたのか

承認フロー自体は存在していた。

請求書は登録されている
承認ルートも設定されている

ただし、

承認後でも金額が変わる
支払予定日が後から動く

という運用になっていた。

現場からすると便利。

一方で、

「承認済みなのに、数字が動く」

状態が、
キャッシュアウト予測を不安定にしていた。

5. ここで初めて気づいたこと

承認フローは、

作業を通すための手続き

として使われていた。

でも経営が欲しかったのは、

「この支払いは、会社として進めると決めた」という合意

だった。

同じ「承認」という言葉でも、
意味が少し違っていた。

6. 対策として考えたこと（大きく変えない）

いきなり仕組みを全部変えるのは現実的じゃない。
そこで、

対策① 承認時点の情報をそろえる

金額
支払予定日

この2つは、
承認時点で一度決めきる。

変わった場合は、

「状況が変わった」という共有

として、再確認する。

対策② 承認ステータスで数字の扱いを分ける

未承認：参考値
承認済：予測に使う値

経営に出す数字は、
承認済みだけにした。

対策③ 例外は最初から分けて考える

緊急支払い
事後承認

は、
通常フローとは別枠。

これだけで、
全体像はかなり見えやすくなった。

7. AIの話が出る前に整理すべきこと

社長「最近はAIで何でもできるんだろ？」

期待が出るのは自然だと思う。

ただ、

何を“決まった”とするか

が整理されていないと、
AIも判断できない。

まずは、
人の合意をそろえるところからだった。

8. まとめ：問題は人ではなく、整理の順番

現場は頑張っていた
経営も間違ったことは言っていない

ズレていたのは、

問題の整理の順番