会社にいると、なぜか必ず発生する問題があります。

「あの備品、誰が持ってる？」

ノートPC、モバイルルーター、HDMI変換アダプタ、検証用端末、会議用マイク…。
存在は確かにあるはずなのに、所在が不明になる現象。

よくある運用の末路

だいたい次のどれかになります。

Excelで管理している（更新されない）
台帳はあるが返却記録がない
SlackやTeamsで「誰か持ってます？」と聞く文化
最終的に同じ備品を買い足す

つまり、

👉 備品がないのではなく「状態が見えない」

ここが問題です。

今回作ったDXのゴール

Power Platformだけで、以下を実現しました。

✔ 誰が持っているかリアルタイム可視化

✔ 借用・返却をスマホ1タップで記録

✔ 一定期間未返却なら自動リマインド

✔ 管理者は棚卸しがほぼ不要

全体構成（これだけ覚えれば作れる）

使ったのはこれだけです。

役割	サービス
データ管理	SharePointリスト
入出庫UI	Power Apps
自動通知	Power Automate
可視化	Power BI（任意）

Step1：データ構造を作る（SharePoint）

まずはここが最重要です。
UIより先にデータ設計を決めます。

備品マスタリスト

リスト名：EquipmentMaster

列名	種類	説明
Title	1行テキスト	備品名
EquipmentID	1行テキスト	管理番号
Category	選択肢	PC / 周辺機器など
Status	選択肢	在庫 / 貸出中 / 故障
CurrentUser	ユーザー	現在利用者
LastCheckoutDate	日付	最終貸出日

貸出履歴リスト

リスト名：EquipmentLog

列名	種類
Title	備品ID
User	ユーザー
Action	借用 / 返却
DateTime	日付

👉 ポイント
履歴は必ず別テーブルにします。
これをやらないと分析不能になります。

Step2：Power Appsで貸出アプリを作る

Canvasアプリで作ります。

① 備品一覧画面

ギャラリー設定

Items = EquipmentMaster

表示項目

備品名
Status
CurrentUser

② 借用ボタン

借用処理コード

Patch(
    EquipmentMaster,
    ThisItem,
    {
        Status: "貸出中",
        CurrentUser: User(),
        LastCheckoutDate: Now()
    }
);

Patch(
    EquipmentLog,
    Defaults(EquipmentLog),
    {
        Title: ThisItem.EquipmentID,
        User: User(),
        Action: "借用",
        DateTime: Now()
    }
)

③ 返却ボタン

Patch(
    EquipmentMaster,
    ThisItem,
    {
        Status: "在庫",
        CurrentUser: Blank()
    }
);

Patch(
    EquipmentLog,
    Defaults(EquipmentLog),
    {
        Title: ThisItem.EquipmentID,
        User: User(),
        Action: "返却",
        DateTime: Now()
    }
)

④ 自分が借りている物だけ表示

Filter(
    EquipmentMaster,
    CurrentUser.Email = User().Email
)

Step3：QRコードで爆速入力（ここがDXポイント）

備品にQRコードを貼ります。

QRコードの内容

EquipmentID

Power Appsでスキャン

Set(scannedID, BarcodeScanner1.Value);

LookUp(
    EquipmentMaster,
    EquipmentID = scannedID
)

👉 これで
備品を見つけて → スキャン → 借用
が3秒で終わります。

Step4：未返却の自動リマインド（Power Automate）

フロー作成

トリガー

Recurrence（1日1回）

SharePoint取得

Get items
Filter Query:
Status eq '貸出中'

条件分岐

addDays(LastCheckoutDate, 7) < utcNow()

Teams通知

Post message in chat with user

メッセージ例：

備品「@{Title}」が7日以上貸出中です。
返却または延長をお願いします。

Step6：Power BIで「備品のブラックボックス」を可視化する

ここまで作ると、

誰が借りているか
いつ借りたか

は分かります。

ただし運用していると、次の疑問が必ず出ます。

✔ どの備品が一番使われている？

✔ 放置されがちな備品は？

✔ 新しく買うべきカテゴリは？

✔ 特定部署だけ占有してない？

これを感覚ではなく、数字で見える化するのがPower BIです。

Power BIで使うデータ

今回使うのはこの2つ。

EquipmentMaster
EquipmentLog

特に重要なのは履歴の EquipmentLog です。

Step6-1：SharePointリストをPower BIに接続

① Power BI Desktopを起動

② データ取得

データ取得
↓
SharePoint Online リスト

③ サイトURLを入力

https://会社名.sharepoint.com/sites/サイト名

④ 以下2つを選択

EquipmentMaster
EquipmentLog

Step6-2：データ整形（超重要）

Power BIでほぼ必ずやる作業です。

Action列を使いやすくする

Power Queryで以下を確認。

借用
返却

表記ゆれがあると全部死にます。

日付列をDatetime型にする

DateTime → 日付/時刻型

ユーザー名を分離（おすすめ）

User.DisplayName
User.Email

両方持っておくと分析が楽です。

Step6-3：リレーション設定

Power BIのモデル画面で、

EquipmentLog.Title
        ↓
EquipmentMaster.EquipmentID

を紐付けます。

Step6-4：まず作るべき3つの可視化

ここからが実務で効く部分です。

① 備品利用ランキング

作り方

ビジュアル：棒グラフ

軸

EquipmentID

値

借用回数

借用回数メジャー

BorrowCount =
CALCULATE(
    COUNTROWS(EquipmentLog),
    EquipmentLog[Action] = "借用"
)

👉 これで
「稼働している備品」
が一発で見えます。

② 長期貸出アラート一覧

これが運用で一番効きます。

新規列を作成

貸出日数 =
DATEDIFF(
    EquipmentMaster[LastCheckoutDate],
    NOW(),
    DAY
)

テーブル表示

| 備品名 | 利用者 | 貸出日数 |

👉 管理者が棚卸しする必要がほぼ消えます。

③ 稼働率分析（DX感が一気に出る）

稼働率計算（簡易版）

稼働率 =
BorrowCount /
DISTINCTCOUNT(EquipmentMaster[EquipmentID])

👉
「足りないのか」
「余っているのか」
が判断できます。

Step6-5：部署別利用分析（おすすめ）

ユーザーから部署情報を取れる場合は神になります。

Azure AD連携している場合

User.Department

が取得可能です。

作れる分析

部署別貸出数
部署別占有率
備品偏在

Step6-6：Power BIをTeamsに埋め込む

ここまでやると一気に実務ツールになります。

手順

Power BI Serviceに公開
↓
Teamsタブに追加
↓
常時閲覧可能

👉 管理者が「レポート作る」文化が消えます。

運用してわかったPower BIの真価

備品管理は単なる在庫管理ではなく、

投資判断材料

になります。

実際に起きた例

✔ 使用率0%の備品が判明

→ 更新停止

✔ 特定部署だけ占有

→ 追加購入判断

✔ HDMI変換が慢性的不足

→ 即増設

Power BIを入れる最大のメリット

貸出管理だけならPower Appsで十分です。

でもPower BIを入れると、

✔ 管理業務が分析業務になる

✔ 予算説明が数字でできる

✔ DXっぽさが急に増す

ここが効きます。

ここまでの完成形アーキテクチャ

Power Apps
    ↓
SharePoint
    ↓
Power Automate
    ↓
Power BI
    ↓
Teams公開

Power Platformだけで完結します。

貸出アプリは問題を「解決」します。

Power BIは問題を「予防」します。

実装してわかった落とし穴

❌ Statusを自由入力にした

→ 表記ゆれ地獄
必ずChoice型にする。

❌ CurrentUserをテキストにした

→ ユーザー名変更で壊れる
👉 必ず「ユーザー型」

❌ 履歴を保存しなかった

→ 「誰が最後に使った？」が追えない

運用で一番効いた仕掛け

借用操作を「善意」に依存しない

ポイントはここです。

✔ QRコードで操作を最短化

✔ 未返却は自動通知

✔ 管理者が追いかけない

導入後の変化

地味ですが確実に効きます。

備品探索時間ゼロ
重複購入が消える
棚卸し作業がほぼ消滅
「誰が持ってる？」文化が消える

なぜPower Platformが向いていたか

この手の仕組みは、

完璧な在庫管理システム
ERP連携
購買統合

までやりがちです。

でも備品管理は、

👉 軽さが正義

Power Platformは

UIがすぐ作れる
Teamsと相性がいい
改修が容易

という点で非常に相性が良かったです。

まとめ

備品管理はIT的に難しくありません。

難しいのは、

人が記録したくなる導線を作ること

です。

そしてその答えは、

👉 操作を3秒で終わらせること

でした。

もしこの記事を見て「作ってみたい」と思った人は、
まずはSharePointに2つのリストを作るところから始めてください。

そこまでできれば、もう完成の半分です。