こんにちは。
今回は、NetSuiteの開発案件で「外部ユーザーとのファイル共有どうする問題」にちょっとぶつかった話です。
結論だけ知りたい人向けに先に言うと、
SharePointのURLをそのまま渡しても外部ユーザーは見れないので、「共有リンク」をちゃんと発行する必要がある、これに尽きます。
ただ、そこに至るまで普通にハマりました。
■ 前提：もともと作っていた仕組み
まず前提から。
うちのチームでは、こんな運用をしていました。
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Backlog で課題を発行
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Power Automate でイベントをトリガー
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課題ごとに専用のフォルダを自動作成
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そのフォルダのURLを課題のトップページに貼り付け
フォルダ自体は
Microsoft Teams のファイル領域（＝実体は SharePoint）に作っています。
イメージとしてはこんな感じです。
👉 課題を開けば、そのまま関連ファイルに飛べる
これ、運用としてはかなり便利で、
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設計書
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エビデンス
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やりとり資料
全部そこに集約できます。
■ なぜ今まで問題なかったのか
この仕組み、しばらくは全く問題なく回っていました。
理由はシンプルで、
👉 プロジェクトメンバーが全員「社内ユーザー」だったから
です。
社内ユーザーであれば：
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Teamsのメンバーに入っている
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SharePointの権限も暗黙的に持っている
つまり
👉 URLをそのまま貼るだけで普通にアクセスできる
なので、
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わざわざ共有リンクを発行する必要もない
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権限を意識する場面もほぼない
正直、この時点では
👉 「ファイル共有まわりってこんなもんでしょ」
くらいの認識でした。
■ 状況が変わったきっかけ
転機になったのが今回の案件です。
👉 外注パートナーさんが複数名プロジェクトに参加
ここで初めて「外部ユーザー」という存在をちゃんと意識することになります。
やりたいこと自体は変わらず：
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課題ごとにフォルダを作る
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URLを貼る
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そこにアクセスしてもらう
ただし前提が変わりました。
👉 そのURLを踏むのが社外の人になる
■ ここで問題発生
実際に運用を回し始めるとこうなりました。
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社内メンバー → 問題なし
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外部ユーザー → Teamsからは見れる
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でも課題に貼ったURLからは見れない
「同じファイルなのに？」ってなります。
■ 原因（ここがハマりどころ）
整理するとこうです。
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Teamsのファイル → 実体はSharePoint
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Teams → チームメンバーとしての権限で見れている
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課題に貼ったURL → ただのSharePointのパス
つまり
👉 Teams経由のアクセスと、URL直アクセスは別物
さらに言うと
👉 URLと権限は紐づいていない
ここが完全に盲点でした。
■ 最初にやっていたこと（ダメパターン）
Power Automateではこんな処理をしていました。
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フォルダ作成
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そのパスを取得
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URLを組み立ててBacklogに貼り付け
社内だけのときはこれで成立してたんですが、
👉 外部ユーザーが入った瞬間に破綻
結果：
👉 外部ユーザー「開けません」
■ 解決策（ちゃんとやる）
ここでやっと気づきます。
👉 必要なのは「URL」ではなく「共有リンク」
やったことはシンプルで、
① 共有リンクを作る
Power Automateの
「共有リンクの作成」
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スコープ：特定のユーザー
② アクセス権を付与
「アクセス権の付与（Grant access）」で
外部ユーザーのメールを指定
③ そのリンクを使う
Backlogには「生成した共有リンク」を貼る
■ やってみての気づき
今回の件で一番の学びはこれです。
👉 「社内でうまくいってる仕組み」は外部が入ると簡単に壊れる
特に
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Teams
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SharePoint
-
Power Automate
この組み合わせは
👉 権限とリンクの扱いを意識しないと事故る
